Helena Haapio

Tilitoimiston toimeksiannot ja sopimukset

SELKEÄ SOPIMUS - TILITOIMISTON JA ASIAKKAAN ETU

Yhteisymmärryksen varmistamiseksi ja muistin tueksi sopimukset kannattaa laatia kirjallisesti. Selkeä sopimus on samalla toimiva työkalu tehtävien, kustannusten ja vastuiden tietoiselle ja tasapuoliselle jakamiselle osapuolten kesken. Palveluista voidaan sopia myös suullisesti. Käytännössä suullisista sopimuksista aiheutuu usein ongelmia, kun osapuolilla on erilainen käsitys siitä, mitä on sovittu.

Miksi kirjallinen sopimus?

Tilitoimiston ja asiakkaan yhteistyön käynnistyessä molemminpuolinen luottamus on yleensä vankka. Sopimus saatetaan kokea välttämättömänä pahana, ehkäpä vain lomakkeena muiden joukossa - miettimättä sen enempää, miksi sitä tarvitaan. Ei ole harvinaista, että yrittäjä arastelee kirjallista sopimusta tai pitää sitä turhana; asiat ovat hoituneet ennenkin hyvin ilman sopimusta. Ajatellaan, että kättä päälle riittää, mehän luotamme toisiimme.

"Meidän kesken" -ajattelu ei kuitenkaan enää aina riitä, koska henkilöt saattavat vaihtua. Toimeksiantosuhteeseen saattaa liittyä myös ulkopuolisten intressejä, ja näiden suhtautumista voi olla vaikeampi ennakoida.

Usein kaikki sujuu ongelmitta - hyvällä onnella. Onneen ei pitäisi kuitenkaan liiaksi luottaa. Jos ajattelee, että kirjallinen sopimus vain hidastaa ja hankaloittaa selviä asioita, voi yllättyä ikävästi.

Paitsi että sopimus voi syntyä kirjallisesti tai suullisesti, se voi myös syntyä hiljaisesti. Jos asiakas tuo aineiston ja tilitoimisto aloittaa työt, juristi katsoo sopimuksen syntyneen. Miten käy, jos osapuolten välillä ilmenee näkemyseroja? Ollaan väitteiden ja ristiriitaisten muistikuvien viidakossa. Viidakossa, jossa viime kädessä ulkopuolinen ratkaisija päättelee, mitä on sovittu.

Kysymys ei suinkaan ole yksin tilitoimistojen ongelmasta. Kirjallisten sopimusten puuttuminen tai tehtyjen sopimusten puutteellisuus tai ylimalkaisuus on ongelma useilla muillakin palvelualoilla.

Jos sopimus syntyy ilman että osapuolten odotukset, tarpeet ja tehtävät käydään huolella läpi, saattaa jäädä epäselväksi, mikä kummankin rooli ja vastuu on. Asiakas saattaa olettaa tilitoimiston huolehtivan myös sellaisista tehtävistä, jotka tilitoimiston käsityksen mukaan kuuluvat asiakkaalle. Kuka vastaa, jos asiakkaan veroilmoituksen jättö viivästyy tai ilmoitus on puutteellinen, ja tästä aiheutuu asiakkaalle veronkorotus? Entä jos asiakas epähuomiossa sekoittaa yritysryhmän eri yritysten tositteet tai ei laadi sisäisistä järjestelyistä selkeitä asiakirjoja? Voiko tilitoimisto luottaa asiakkaan antamiin tietoihin ja aineistoon? Entä jos asiakkaan tai tilitoimiston tiedoissa tai aineistossa on virhe, josta aiheutuu asiakkaalle tai ulkopuoliselle vahinkoa? Kuka vastaa? Niinkin yksinkertainen asia kuin kenen tai minkä yrityksen toimeksiannosta on kysymys, voi ilman kirjallista sopimusta jäädä epäselväksi. On kuitenkin monta hyvää syytä selventää, onko kyseessä yrityksen vai esimerkiksi tämän omistajan toimeksianto. Yritysten välisiin sopimuksiin tarkoitettuja ehtoja, jollaiset Kirjanpitotoimistojen Liiton uudet KL-96 ehdotkin ovat, ei ole tarkoitettu käytettäväksi kuluttajasopimuksissa.

Kirjallinen sopimus toimii muistin tukena sekä yhteistyön käynnistyessä että sen kestäessä. Selkeästä sopimuksesta ilmenevät osapuolten tehtävät, vastuut ja veloitusperusteet. Se on samalla muistilista; yhteistyötä aloitettaessa olennaisia asioita ei unohdu, kun osapuolet käyvät ehdot yhdessä läpi. Sopimuksen tarkoitus on ohjata osapuolten toimintaa ja luoda niiden välille yhteinen kieli ja yhteiset pelisäännöt niin, että myös muilla kuin sopimuksen tekijöillä itsellään on myöhemmin mahdollisuus todeta, mitä on sovittu.

Vakuutus ja muu varautuminen tilitoimiston virheestä aiheutuneiden vastuuvahinkojen varalta on nykyoloissa ehdottomasti viisasta. Vakuutusturvan varmistamiseksi on syytä tutustua tarkasti omiin vakuutusehtoihin: Joidenkin vakuutusyhtiöiden ehtojen puitteissa kirjallisen toimeksiantosopimuksen puuttuminen tai alan sopimusehtojen käyttämättä jättäminen saattaa vahingon sattuessa johtaa vastuuvakuutuskorvauksen epäämiseen tai sovitteluun. On siis monta hyvää syytä laatia toimeksiannosta kirjallinen sopimus.

Miksi sopimus on entistä tärkeämpi?

Mikä on muuttunut? Monet yritykset ja toimialajärjestöt ovat viime vuosina laatineet tai päivittäneet sopimusehtojaan. Syyt ovat moninaiset, mutta myös yhteisiä piirteitä on.

Laatujohtaminen ja laadun kehittämishankkeet ovat osaltaan lisänneet huomiota toimeksiantosuhteen tehtävien selkeään jakamiseen ja yksilöintiin ja työn ja vastuiden rajauksiin. Sekä yrityksen sisällä että suhteessa ulkopuoliseen sopimuskumppaniin on tärkeää pysyä tilanteen tasalla toimeksiannon ja mahdollisten muutosten tarkasta sisällöstä. Keskeisten tehtäviin, ajoitukseen ja veloitusperusteisiin liittyvien asioiden unohtaminen tai ylimalkainen sopiminen ei ole hallittua toimintaa eikä palvele kenenkään etua. Jos toiminta pohjautuu oletetulle - mutta ei todelliselle - yhteisymmärrykselle, erimielisyyksiä on odotettavissa. Ne voivat ilmetä pettymyksinä puolin tai toisin, odottamattomina lisätöinä tai -kustannuksina - ja pahimmassa tapauksessa vahingonkorvausta koskevana oikeudenkäyntinä.

Lainsäädäntö ja oikeuskäytäntö ovat kehittyneet, samoin yleinen valmius korvausvaatimusten esittämiseen. Joitakin vuosia sitten vahingonkärsijä kantoi itse vahingon seuraukset. Nyt vahinkoja pyritään vyöryttämään; vahingonkärsijät ja näiden tukijoukot etsivät tehokkaasti mahdollisia vahingon aiheuttajia ja hakevat näiltä korvauksia. Sopimuskumppanit ja neuvonantajat ovat ensimmäisinä tulilinjalla.

Uutisia tilintarkastajia vastaan nostetuista miljoonakanteista näkyy yhä useammin. Julkisuus innostaa riidanhaluisia tahoja toimenpiteisiin. Viimeaikaisessa oikeuskäytännössä meillä ja muualla suuntaus näyttää olevan, että tilintarkastajille, konsulteille ja muille asiantuntijapalveluita tarjoaville asetetaan aina vain laajentuva huolellisuus- ja selonottovelvollisuus.

Veroneuvonta, tilintarkastus- ja konsultointitehtävät, asiakirjojen tai asiakirjamallien laatiminen, yrityksen arvon määrittäminen myyntiä varten ja siihen liittyvät erityistehtävät näyttävät olevan tyypillisiä riskialueita. Tämä kehitys ei vielä ole omakohtaisesti kohdannut kovinkaan monia tilitoimistoyrittäjiä. Kehityksestä on kuitenkin hyvä olla tietoinen ja siihen on syytä varautua.

Yhdistävänä tekijänä julkisuuteen tulleissa riitatapauksissa näyttää myös olevan kirjallisen sopimuksen puuttuminen. Jos osapuolet olisivat toimeksiannosta sovittaessa huolehtineet asioiden asianmukaisesta kirjaamisesta sopimukseen, monta epäselvyyttä ja korvausvaadetta olisi todennäköisesti vältetty!

Uudet sopimusehdot KL-96

Kirjanpitotoimistojen Liitto on uusinut sopimusehtonsa vuoden 1996 aikana. Samalla on myös laadittu uusi toimeksiantosopimuslomake.

Ehtojen päivityksen keskeisenä tavoitteena on ollut selventää osapuolten tehtävien ja vastuiden jakoa ja ehkäistä epäselvästä sopimisesta aiheutuvien riitojen syntyminen. Yhtenä tavoitteena on pidetty sitä, että osapuolet saavat ehdoista yhteen paikkaan koottuna selkeän ja yksityiskohtaisen kuvan kummankin tehtävistä ja velvoitteista. Ehdoissa on pyritty ennakoimaan yhteistyön eri vaiheissa sattuvia tilanteita siten, että sopimuksesta löytyvät niihin pelisäännöt. Tästä johtuen ehdot ovat aiempia pidemmät.

Uusien sopimusehtojen ja niihin liittyvän lomakkeen tarkoitus on helpottaa yhteistyön käynnistämistä ja sopimuksen tekoa. Tavoitteena on ollut, että sopimus toimisi muistilistana niin, että olennaiset kysymykset käytäisiin osapuolten kesken läpi jo sopimuksen tekovaiheessa. Keskeisistä sovittavista kysymyksistä on otettu mukaan oma täytettävä kohtansa tai ehtokohta, jonka mukaan toimitaan, jos muuta ei ole sovittu. Keskustelemalla asioista voidaan saavuttaa yhteisymmärrys asiakkaan tarpeista ja odotuksista, tilitoimiston mahdollisuuksista vastata niihin sekä yhteistyön kummaltakin edellyttämistä toimenpiteistä.

Toimeksiantosopimuksen osapuolten asemaa on KL-96 ehdoissa selkeytetty nimenomaisin maininnoin muun muassa siitä, että asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan ja verovelvollisena veroistaan ja että nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle. Asiakkaalla todetaan olevan velvollisuus huolehtia siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tietojen ja aineiston oikeelli suudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla, joka myös päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään. Tilitoimisto taas asettaa sovitut palvelut ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen mukaisesti ja vastaa sopimusehtojen puitteissa palvelujen suorittamisen yhteydessä tapahtuneesta virheestä tai laiminlyönnistä aiheutuneesta vahingosta.

Suuri osa näistä periaatteista on valveutuneille sopimuskumppaneille selviä. Oikeuskäytännön valossa yritystoimintaa, verotusta ja tilitoimistoalaa vähemmän tunteville asiakkaille ja riita-asioiden hoitajille ja ratkaisijoille ne eivät kuitenkaan aina ole. KL-96 sopimusehdot noudattavat monilta osin samoja linjoja, jotka on omaksuttu muilla asiantuntijapalvelujen aloilla - aloilla, joilla vahinkoriskit ovat suuria verrattuna asiantuntijan palkkioon.

Tilitoimiston vastuu on pyritty sovittamaan yhteen alan vastuuvakuutusten tavanomaisten vakuutusmäärien ja rajoitusehtojen kanssa. Sopimusehtojen tarkoitus on turvata tilitoimisto sellaisilta vastuilta ja vaatimuksilta, jotka eivät ole oikeassa suhteessa saatuun palkkioon.

Ehtojen yhtenä lähtökohtana on ollut, että tilitoimiston vastuut on voitava saattaa vastuuvakuutuksen piiriin. Kunkin tilitoimiston on kuitenkin syytä tutustua omaan vastuuvakuutustilanteeseensa, erityisesti siihen, mitä vakuutusyhtiön kanssa on sovittu vakuutetuksi toiminnaksi. Jos vakuutetuksi toiminnaksi on sovittu tili- ja kirjanpitotoiminta, jäävät tällä hetkellä eräiden vakuutusehtojen mukaan asianomaisen vakuutusyhtiön muiksi kuin "normaaleiksi kirjanpidon tehtäviksi" katsomat toimet vakuutuksen ulkopuolelle - tai niitä koskevat eräät erityisrajoitukset, joista tilitoimiston on syytä olla selvillä. Tämä koskee erityisesti konsultointiluonteisia ja verosuunnitteluun liittyviä tehtäviä.

Yhteistyön, laadun ja riskien hallinnan työkalu

Hyvä sopimus on samalla yhteisen kielen ja todellisen yhteisymmärryksen turvaaja: selkeä lähtökohta tehtävien, kustannusten ja vastuiden tasapuoliselle ja tietoiselle jakamiselle sopimuskumppanien kesken. Sopimusmallit ja yleiset sopimusehdot ovat luonteva apuväline lupausten, odotusten, vastuiden ja riskien hallintaan. Niiden aktiivinen ja oikea käyttö edellyttää kuitenkin sopimusten mahdollisuuksien ja riskien tiedostamista - ja päätöstä niiden ottamisesta hallintaan. Jotta yleiset sopimusehdot toimisivat tehtävässään, ne on syytä ottaa asianmukaisesti sopimuksen osaksi. Jos esimerkiksi edetään tarjous-tilaus-tilausvahvistustietä, ehtojen on oltava sekä tarjouksen että vahvistuksen osana viittauksin ja oheistuksin. Selkeintä on, että sopimusehdot otetaan asiakirjaan, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat. Kirjallinen sopimus ei ole epäluottamuslause, vaan tärkeä työkalu yhteistyön, laadun ja riskien hallintaan. Sopimukset kannattaa siis tehdä kirjallisesti, ja KL-96 ehdot kannattaa ottaa käyttöön.

Tilisanomat 5 / 1996, Suomen Tilitoimistojen Palvelu Oy

[ Main Menu ] - [ Who We Are ] - [ Palvelumme ] - [ Links ] - [ Contact Us ]