Kansainvälistymisen myötä tietoisuus sopimusriskeistä ja niiden hallinnasta on lisääntynyt. Eikä hetkeäkään liian aikaisin. Kansainvälisen kauppalain 74. artikla kertoo tylysti mitä sopimusrikkomuksesta seuraa: velvollisuus korvata kaikki vahingot mukaan lukien menetetty voitto eli maksettavaa voi tulla miljoonia ja taas miljoonia.

Sampo-ryhmän riskienhallintatoiminnossa sopimusriskien ja niiden hallinnan kanssa tekevät töitä päivittäin riskipäällikkö Sari Lintumaa, liiketoimintapäällikkö Björn Sjöberg ja Teollisuusvakuutuksessa asiakaspäällikkö Veikko Välilä. Konsulttipiirin jäsenenä on myös varatuomari Helena Haapio Lexpert Oy:stä. He myös antavat asiakkaille sopimusriskejä ja niiden hallintaa koskevaa koulutusta.

Aktivoitumista 80-luvulla

Björn Sjöberg mukaan Suomessa ei ole yksityiskohtaisia sopimuksia paljon kirjoitettu. Asiat on pitkälti sovittu suullisesti ja puhuttu "herrasmiessopimuksista". "Nyt asenne on selvästi muuttumassa, ja pakkohan sen onkin, koska yritykset tekevät ulkomaankauppaa tai yksiköitä on ulkomailla. Ulkomaiset päämiehet vaativat kirjallisia sopimuksia ja tarkkaa säätelyä."

Sari Lintumaan mielestä kansainvälistyminen on selvästi vaikuttanut siihen, että sopimukset ovat monipuolistuneet. "Ulkomailla on paljon pitemmät sopimusjuridiikan juuret kuin meillä. Sopimusjuridiikka on alueena valtavan haastava ja monivivahteinen. Tilanne ei korjaannu sanomalla, että pankaa ihmeessä sopimuksenne kuntoon. Se vie vuosia", Sari Lintumaa toteaa.

Teollisuusvakuutuksessa alettiin 80-luvulla kiinnittää huomiota sopimusriskeihin. Sopimusten osaamisen tarve lisääntyi. Kärjessä olivat vastuukysymysten voimistuminen ja erityisesti tuotevastuu. Nähtiin, että sopimus on riskien hallitsemisen instrumentti.

Huono sopimus ei vakuuttamalla parane

"Törmäsimme yhä useammin siihen, että asiakas halusi vakuutusratkaisun sopimuksen tekemisen jälkeen ja sopimus oli huono. Oikea tapa on mietiskellä jo sopimusvaiheessa läpi myös vakuutusratkaisu. Monta kertaa ei enää pystytä luomaan toimivaa vakuutusratkaisua olemassa olevan sopimustekstin puitteissa", Björn Sjöberg painottaa. "Tämä onkin viesti, jonka haluamme asiakkaillemme välittää: jos sopimus on huono, tilannetta ei enää paljoa vakuuttamisella jälkikäteen pelasteta. Jos vahingonvaara- ja vastuuasioita ei ole kunnolla selvitetty, se heijastuu heti vaikeutena vakuutuspuoleen", Veikko Välilä lisää.

Helena Haapion mielestä Teollisuusvakuutus ja Sampo-ryhmän riskienhallintatoiminto ovat olleet uranuurtajia siinä, että yhdistetään sopimus- ja vakuutusasiat. Kun yritys ottaa riskejä, on hyvä tietää miltä osin vakuutusyhtiö on mukana.

Päähuomio myyntisopimuksissa

Yrityksissä juristit ovat usein keskittyneet yritysjärjestelyihin ja jättihankkeisiin. Markkinointi ja tuotanto ovat tehneet muunlaiset sopimukset yksin tai yhteistyössä. "Juristeja kannattaisi käyttää enemmän yleisen sopimuspolitiikan luomisessa, jolloin yhdessä eri alojen osaajien kanssa voitaisiin tehdä toimiva ohjeistus ja miettiä riskit. Silloin sopimusneuvottelijoilla olisi paremmat lähtökohdat", Björn Sjöberg ehdottaa.

Minkälaisista sopimuksista sopimusriskien hallinnan kentässä puhutaan? "Tällä hetkellä päähuomio kiinnittyy myyntisopimuksiin: tavaran, palvelun tai molempien toimittamiseen. Vakuutusyhtiöt eivät ole olleet aktiivisia yritysostoja koskevissa sopimuksissa, koska niihin liittyvät riskit ovat harvoin vakuutettavissa", Björn Sjöberg toteaa.

Helena Haapio lisää listaan vuosi- ja puitesopimukset, alihankinta- ja jälleenmyyntisopimukset eli jatkuvan kaupankäynnin raamit, jotka heijastuvat kaupan käynnin käytäntöön: toimitussopimuksiin, tilauksiin, tarjouksiin ja tilausvahvistuksiin.

"Emme tee sopimuksia, me vain myymme"

"Sopimukset eivät ole kaupankäynnin este, vaan niiden on tarkoitus olla apuväline", Helena Haapio painottaa. Hän on huomannut, että yrityksissä ei aina puhuta samaa kieltä. "Kun olemme pyytäneet muutaman sopimuksen malliksi koulutustilaisuuksia valmisteltaessa, vastaus on usein kuulunut: "Emme me tee sopimuksia, me vain myymme". Tilannetta on täytynyt lähteä purkamaan kysymällä, miten ne kaupat sitten syntyvät?" "No, meille tulee puhelimitse tiedustelu. Me lähetämme tarjouksen, mutta ei se varmaan ole mielenkiintoinen. Sitten tilauksen jälkeen lähtee tilausvahvistus, mutta ei aina." "Kun pyydämme tutustuttavaksi tarjouksia ja tilauksia, jotta nähtäisiin minkälaisia ehtoja niihin sisältyy, niin löydämmehän me sen yhteisen kielenkin: "Kyllä kai meilläkin sitten sopimuksia tehdään".

Harvoin jokapäiväisessä kaupankäynnissä löytyy yhtä asiakirjaa, jonka nimi on sopimus. "Kun papereita sitten tutkitaan, huomataan, että monilla yrityksillä on ollut aikamoinen onni matkassa. Vaarana on ollut miljoonien markkojen menetykset vastuuvahinkoina, virheinä ja viivästymisinä", Helena Haapio huomauttaa.

Björn Sjöberg kiteyttää hyvä sopimuksen: sen oleellinen tavoite on, että sitä ei koskaan tarvita. Vasta kun jotain on mennyt pieleen, se kaivetaan esiin.

Minkälainen on hyvä sopimus? Sari Lintumaan mielestä sitä laadittaessa pitää miettiä tarkkaan mitä ollaan tekemässä, tunnistaa, minimoida ja poistaa riskit. "Sopimusneuvottelut ovat laatua ja toimitusta varmentava ja parantava elementti."

Helena Haapion mielestä sopimus on muistilista niistä asioista, jotka on hyvä ottaa huomioon: projektityökalu, joka turvaa sen, ettei mitään tärkeää ole unohtunut. Sopimuksessa yhteisymmärrys on saavutettu, se on ikään kuin herrasmiessopimus, joka on kuitenkin paperilla.

"Mitä enemmän osapuolet keskustelevat ennen sopimusta, sitä varmempi kuva heillä on siitä, mikä on heille tärkeää", Björn Sjöberg korostaa.

Toimitusaika on iso riski

Helena Haapio on kouluttaessaan käsitellyt paljon toimitusaikaa ja miten se vaikuttaa laatuun ja asiakastyytyväisyyteen: miten se pitää sopia, miten se vasta ehtojen kautta tulee täsmällisesti sovituksi ja miten kytketään toimituslausekkeet ja ehdot. Ja viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä: mitä sovitaan sen varalta, että toimitus ei tapahdu ajallaan. "Juuri viivästyminen on yritykselle hirvittävän iso riski. Kauppahinta voi olla vain 10 000 markkaa, mutta jos keskeinen komponentti tai tärkeä raaka-aine myöhästyy, voivat ostajan menetykset ja toimittajan vastuuriski olla miljoonaluokkaa. Sama koskee virhettä."

"Merkittävimmät vahingot, jotka ovat kohdistuneet suomalaisiin yrityksiin, ovat olleet kymmeniä miljoonia. Lähinnä tulevat mieleen kriittisten komponenttien tai raaka-aineiden toimittajat, joiden tuotteessa on ollut piilevä virhe tai laatupoikkeama", Haapio arvioi.

"Toinen hyvin normaali tilanne on kattourakoitsijoiden aiheuttamat kattopalot, joissa korvausvelvollisuus määräytyy pitkälti sen mukaan, mitä on sovittu urakointisopimuksessa", Björn Sjöberg sanoo.

"Kauppahintaa asetettaessa kukaan ei normaalisti voi ottaa näin isoja riskejä huomioon. Tarvitaan riskinjako eli vastuunjako ostajan ja myyjän välillä. Sopimus on riskin allokointiväline. Laatuun ja yhteisymmärrykseen kuuluu se, että varmistetaan riskien tiedostaminen ja kohtuullinen riskinjako", Helena Haapio kiteyttää.

Sopimusriskien workshopit

Teollisuusvakuutus on antanut asiakkailleen sopimusriskikoulutusta ja 80-luvun puolelta. Kysyntä on ollut suurempi kuin tarjonta. Vuodesta -92 lähtien on ryhdytty aika ajoin tarjoamaan laajempia, maksullisia koulutuspaketteja.

Tarjolla on ollut teemapäivien ohella "Sopimusriskien hallinnan workshop" ja "Sopimusriskien hallinta projektiviennissä". Avointen tilaisuuksien ohella asiakasyrityksille on räätälöity omia workshopeja. Koulutukseen sisältyy paksu mappi materiaalia, jota voi myöhemmin käyttää käsikirjanomaisesti.

Sopimusriskienhallintaa harjoitellaan käytännönläheisten tapausten pohjalta. Työskentelytapa on aktiivinen ja vuorovaikutteinen. Saadun palautteen mukaan opetus on ollut innostavaa ja oppimaan kannustavaa. "Kyllä Incoterms-harjoituksetkin voivat olla paitsi hyödyllisiä myös hauskoja. Palaute on ollut myönteistä", Helena Haapio vakuuttaa.

Workshopit toteuttaa Sampo-ryhmän riskienhallintatoiminto, mutta pääosallistujakunta on tullut Teollisuusvakuutuksen asiakasyrityksistä. Usein innostuksen kipinä on lähtenyt liikkeelle yleiseltä kurssilta ja asiaan on haluttu paneutua syvemmin omalle yritykselle räätälöidyssä tilaisuudessa.

Sampovisio 5 / 1996; haastatteli ja toimitti Riitta Järvikangas.

[ Main Menu ] - [ Who We Are ] - [ Palvelumme ] - [ Links ] - [ Contact Us ]