Jos sopimuksiin sisältyvä informaatio on puutteellista tai virheellistä, ongelmia syntyy sekä yrityksen sisällä että yrityksen ja sen liikekumppaneiden välillä. Sopimuksen täyttäminen, sovittujen suoritusten hoitaminen oikea-aikaisesti ja sopimuksen mukaisesti, vaikeutuu. Puuttuvien tietojen hankkimiseen ja virheellisten tietojen oikaisemiseen kuluu aikaa. Epäselvyydet voivat johtaa väärinkäsityksiin ja tulkintaerimielisyyksiin.

Preventiivisen juridiikan ja ennakoivan sopimisen perusajatuksia on, että ongelmat minimoidaan ja ratkaistaan parhaiten siellä, missä ne ilmenevät: yrityksissä, asiakas- ja projektipäälliköiden, käytännön kaupankävijöiden, sopimusten neuvottelijoiden ja toteuttajien toimesta. Tavoitteena on, että he tunnistavat ja torjuvat potentiaaliset ongelmien syyt niin, ettei ongelmia ilmene. Syntyneet ongelmat pyritään selvittämään ripeästi niin, etteivät ne muutu oikeudellisiksi tai johda riitaan. Riidat halutaan ratkaista nopeasti niin, että haitat ovat mahdolli­simman pienet. Jotta liike- ja henkilö­suhteet voivat jatkua, oikeusriidat pyritään välttämään kaikin keinoin.

Preventiivisen juridiikan isänä pidetään Louis M. Brownia, joka julkaisi vuonna 1950 kirjan Preventive Law. Hän ryhtyi käyttämään tätä sanaparia havaittuaan, että monet hänen toimistonsa asiakkaat olisivat voineet välttää oikeudelliset ongelmansa. Professori Brown (1909 - 1996) teki pitkän elämäntyön preventiivisen juridiikan käytännön työn ja opetuksen kehittäjänä. Hän kehitti juridisen terveydenhuollon näkökulmaa, loi menetelmiä yksityishenkilöiden ja yritysten oikeudellisen hyvinvoinnin arviointia ja ylläpitämistä varten (Personal Legal Wellness Check-up; Corporate Legal Audit), perusti käytännön lakimiestaitoihin valmentavan Client Counsel­ing Competition -kilpailun ja julkaisi kirjoja, artikkeleita ja opetus­materiaalia.

Yritys­juristien työ on tyypillisimmillään ennakoivaa ja preventii­vistä - työ on kuitenkin ollut pääosin näkymätöntä; kun ongelmat onnistutaan torjumaan, asioita ei käsitellä julkisuudessa. Ennakoiva sopiminen, sitoumuksiin liittyvien riskien kartoittaminen ja hallinta sekä muut tämän kirjoituksen yhteydessä käsitellyt toimintatavat ovat suurelle yleisölle ja monelle yrittäjällekin vieraita. Preventiivistä juridiikkaa ei juuri löydy erikoistumis­- tai opetusalueista, palvelu­luokituksista eikä hakusanastoista. Kun ennakoivan sopimisen ja preventiivisen juridiikan mahdollisuuksia ei tunneta, niitä ei myöskään hyödynnetä. Alan palvelut ja osaaminen eivät kehity eikä niihin tarvittavia tietoja ja taitoja opeteta. Työltä on puuttunut systema­tiikka, teoreettinen viitekehys ja kieli. Ilman preventiivisen juridiikan kieltä on vaikea edistää sen ajattelutapaa.

Perusasiat kuntoon - piilevä epätieto ja asiakirja-aukot minimiin

"It usually costs less to avoid getting into trouble than to pay for getting out of trouble."
(Brown, Louis M.: Preventive Law. New York 1950)

Kauppaa käytännössä tekevät ihmiset eivät useinkaan ole juristeja. Monella kokeneella kaupankävijällä on paljon kokemusperäistä tietoa siitä, miten asiat ovat ja miten eri sopimus- ja tulkintatilanteissa kannattaa toimia. Käytännön toimijoiden uskomukset, käsitykset ja toimintatavat ohjaavat yritysten valintoja ja käyttäytymistä. Paitsi piilevää tietoa (tacit knowledge) vallalla voi olla tiedostamatonta tietämättömyyttä, piilevää epätietoa (tacit ignorance); vallitsevat uskomukset ja käsitykset sekä ratkaisujen pohjana olevat tiedot voivat olla vääriä. Virheellinen tai puutteellinen tilanteen hahmottaminen voi johtaa ajatteluvirheisiin. Niiden johdosta sopimukset voivat syntyä hallitsemattomasti ja tärkeitäkin asioita voi jäädä sopimatta. Vientikaupoissa hallittavien asioiden määrä ja riskit kasvavat.

Vientiyrityksillä on mahdollisuus hallita riskejä sopimusmääräyksin - tähän jokapäiväisessä työssään sopimuksia tekevien ihmisten tiedot ja taidot eivät kuitenkaan aina riitä. Jos vientimyyjällä esimerkiksi on sellainen (harha)käsitys, että tietyt vastuunrajoitukset ja vakioehdot ovat yleispäteviä, itsestään ja aina voimassa ilman erityistä viittaustakin, tai että välilliset vahingot tulevat korvattavaksi vain, mikäli niin erikseen sovitaan, hän ei koe tarjouksissaan ja sopimuksissaan tarvittavan mainintaa asiasta. Jos vientimyyjä uskoo, että sopimussakon katto on automaattisesti tietty prosenttimäärä kauppahinnasta tai että sopimussakko sulkee automaattisesti pois vahingonkorvauksen ja muut seuraamukset, asiaa ei selvennetä sopimuksessa. Kun asiat jäävät sopimatta, tahdonvaltaisten normien sisältö voi tuottaa vientiyritykselle ikävän yllätyksen. Vastuita ja riskejä ei voida hallita vaikenemalla niistä sopimuksessa.

Jos asiakirjoissa on aukkoja – jos esimerkiksi viivästyksen seuraamuksista ei ole sovittu tai on sovittu epäselvästi – juristeille on "itsestään selvää", että aukot täytetään sopimusta tulkitsemalla ja täydentämällä. Tulkinnalla pyritään saamaan selville, mitä sopijapuolet ovat tarkoittaneet sopimuksen sisällöksi. Täydentämisessä lähtökohtana on sopimustyyppi, jonka perusteella sopimussisältö vahvistetaan siltä osin kuin osapuolet eivät ole asiasta sopineet. Tuomioistuimen lähtökohta on, että kun sopijapuolet tekevät sopimuksensa, se on heidän tahtonsa mukainen ja he tietävät mitä saavat. Heidän uskotaan jättäneen tarkoituksella asian kauppatavan, lain tai oikeusperiaatteiden varaan, koska eivät ole muuta sopineet.

Tuomioistuimen ratkaisu tulkinnasta, joka sopimusaukon kohdalla ”parhaiten vastaa osapuolten tarkoitusta ja tahtoa” on harvoin kovinkaan tarkasti ennakoitavissa. Kummallakaan osapuolella ei ole tarvinnut olla mitään tahtoa tai tarkoitusta asian suhteen, sitä ei yksinkertaisesti ole huomattu, ehditty tai haluttu ajatella. Vain harvat käytännön kaupankävijöistä ja sopimusten toteuttajista ovat kuulleet sopimusten tulkinta- ja täydennyssäännöistä, tahdonvaltaisista normeista tai oikeusperiaatteista. Vielä harvemmat ovat tietoisia niiden vaikutuksista. Se, mikä on tuomioistuimesta kohtuullista tai oikeudenmukaista, voi olla käytännön kaupankävijöiden oikeustajun vastaista. Myynti- ja projektihenkilöstö kokee kauppalakien velvoitteet ja seuraamukset usein yllättäviksi ja myyjäyrityksen kannalta kohtuuttoman raskaiksi. Näille velvoitteille ja seuraamuksille kuitenkin altistutaan, jos tarjousten ja sopimusten valmistelijat eivät hallitse juridiikan perusteita eikä heidän käytettävissään ole keinoja, joiden avulla ongelmat voidaan minimoida ajoissa.

Yritysten myynti-, vienti-, hankinta- ja projektihenkilöstö tekee yleensä työnsä niin hyvin kuin osaa. Kokemus on osoittanut, että jos heillä olisi (oikeat) tiedot sopimuksiin liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista, he toimisivat monella kohdin toisin kuin nyt. Jos heillä olisi tieto siitä, millaisiin käytännön ongelmiin asiakirja-aukot johtavat ja millaisiin oikeudellisiin ongelmiin ne saattavat johtaa, he myös todennäköisesti sopisivat asioista aukottomammin.

Asiakirja-aukkojen poistamista voidaan pitää mahdottomana tehtävänä. Kaikenkattavat asiakirjat ovat epärealistinen tavoite. Asiakirja-aukkojen ja piilevän epätiedon vähentäminen on kuitenkin mahdollista, samoin tehtävien ja vastuiden selkeyttäminen huolellisen suunnittelun ja sopimisen avulla. Vaikka kaikkia ongelmia ei voida poistaa ennakoiden ja sopien, on keskeistä tunnistaa ja torjua tyypilliset ja toistuvat ongelmien aiheet. Tieto sopimusten sisällöstä on voitava siirtää osapuolten ja näiden toimitusketjujen työntekijöille, sopimusten täyttäjille. Jos tehtävät kuvataan puutteellisesti tai asioista vaietaan sopimuksessa, työt jäävät helposti tekemättä ja yritys syyllistyy sopimusrikkomukseen. Työntekijöillä ei ole riittävää lain tuntemusta, jotta he voisivat toimia sen oletussääntöjen pohjalta. Jotta toteutuksen kannalta tärkeitä asioita ei jää kertomatta, sopimusten aukottomuuteen, selkeyteen ja ymmärrettävyyteen on panostettava.

Yritysten sopimustaitojen ja -menettelyiden parannuksiin ei välttämättä tarvita suurisuuntaisia uusia visioita tai innovaatioita, vaan olemassa olevan tiedon sovittamista osaksi yritysten arkipäivää. Usein suurin kehittämistarve on perusasioissa. Tulevaisuuden menestyjiltä vaaditaan rohkeutta ja nöyryyttä tunnustaa sopimuksiin liittyvien tietojen ja taitojen todellinen taso ja tarttua perusasioihin.

Turhat riidat voidaan välttää yhteistyöllä ja hyvillä sopimuksilla

Tuomioistuimet olettavat yritysten ja niissä toimivien ihmisten olevan tietoisia oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan ja tekevän rationaalisia päätöksiä tämän tiedon pohjalta harkiten. Yritysten arki ja käytännön toimijoiden todellisuus on usein toisenlainen.

Jo "sopimuksista" keskustelu on ongelmallista – sana "sopimus" samastuu helposti sopimusasiakirjaan. Valtaosa yritysten välisistä kaupoista tehdään asiakirjaketjuitse, puhelimitse tai sähköpostitse, tarjouksesta tilaukseen ja tilausvahvistukseen. Harva tarjouksen tai tilauksen tekijä ajattelee tekevänsä sopimuksia – vielä paljon harvemmat hahmottavat sen, mitä seuraa, jos asioista ei nimenomaisesti sovita.

Valtaosa kaupoista ja projekteista toteutuu normaalissa järjestyksessä ilman, että niihin liittyviä sopimuksia koskaan tarkasteltaisiin oikeudellisesta näkökulmasta. Sopimukset tehdään ja ongelmatilanteet ja vastuukysymykset selvitetään käytännön toimijoiden, ei-juristien kesken, voimassa olevan oikeuden säännöistä piittaamatta. Yrityksen maine ja liikesuhteiden jatkuvuus painavat vaakakupissa enemmän kuin se, kuka on oikeassa ja kuka väärässä. Piilevä tieto ja piilevä epätieto yhdessä määräävät tapahtumien kulun ja tehtävien, kustannusten ja vastuiden jaon. Jos onni on myötä, osapuolten uskomukset ja käsitykset vastaavat toisiaan ja sopu säilyy, jolloin asioita ei tarvitse arvioida juridiselta kannalta. Huono onni voi paljastaa yrityksen haavoittuvuuden ja tiedostamatta otetut riskit. Se voi myös paljastaa yrityksen langenneen tahallaan viritettyyn sopimusansaan.

Liiketoimintaa ja riskienhallintaa ei voi rakentaa hyvän onnen jatkumisen varaan. Riippumatta siitä, täytetäänkö asiakirja-aukko juristien vai ei-juristien toimesta, lopputulos on etukäteen vaikeasti ennustettavissa. Molemmissa tapauksissa aiheutuu ylimääräistä työtä, ajanhukkaa ja kustannuksia. Niiden välttämiseksi piilevä epätieto ja asiakirja-aukot kannattaa tunnistaa ja torjua. Tarvitaan taitoa tehdä seikka­peräi­siä sopimuksia, joiden avulla voidaan selkeyttää asioita, torjua väärin­käsityk­siä ja sulkea pois ei-toivotut oletussäännöt ja tulkintaerimielisyydet.

Preventiivisesti suuntautuva juristi tietää, miten asioissa voi pahimmillaan käydä. Hän kehittää ratkaisuja, jotka auttavat välttämään kaupankäynnin karikot. Kun käyttöön saadaan työkalut, jotka ohjaavat vastaamaan keskeisiin kysymyksiin ja dokumentoimaan tärkeät asiat jo toimitusprosessin alussa, asiakirja-aukkojen riski pienenee, ja hyöty koituu kaikkien osallisten hyväksi. Kysymys ei ole minkään osapuolen itsekkäästä oman edun tavoittelusta, vaan aidosta huolenpidosta siitä, että toimituksilla, projekteilla ja yhteistyöllä on parhaat mahdolliset onnistumisen edellytykset.

Preventiivinen juridiikka ja ennakoiva sopiminen eivät ole minkään ammattiryhmän yksinoikeus, eivätkä ne voi olla yksin juristien vastuulla. Onnistuminen edellyttää koko henkilöstön kytkemistä mukaan. Toimivien pelisääntöjen, ehtojen ja menettelyiden aikaansaamiseksi tarvitaan yhteistyötä ja vuorovaikutusta eri ammattiryhmien välillä. Juristit tarvitsevat liiketoimintaosaamista ja ei-juristit juridiikan ja sopimusten perustietoja ja -taitoja. Avainhenkilöstöä on autettava ennakoimaan ja minimoimaan ongelmat ja häiriöt. Yhteistyöllä ja hyvillä sopimuksilla voidaan välttää väärinkäsitykset ja torjua turhat riidat.

© 2002 Helena Haapio, Lexpert Oy